Politique de confidentialité

Dans la présente politique de confidentialité, « The Edge Benefits », « nous », « notre » et « nos » désignent, collectivement, The Edge Benefits. Cette politique régit en termes généraux la manière dont nous collectons, utilisons, conservons et divulguons vos informations personnelles et celles de toute autre personne dont les informations personnelles sont collectées par nous ou qui nous sont divulguées dans le cadre de votre relation avec nous, conformément aux exigences de la législation applicable et à notre engagement permanent en faveur de la protection de la vie privée.

Aperçu général

Chez The Edge Benefits, nous reconnaissons et respectons l’importance de la vie privée. Lorsque vous faites affaire avec nous, nous vous demandons votre consentement pour collecter, utiliser et divulguer vos informations personnelles. Nous expliquerons les raisons pour lesquelles nous collecterons, utiliserons et divulguerons vos informations personnelles, et nous ne partagerons pas vos informations personnelles, sauf avec votre consentement ou si la loi l’exige ou l’autorise.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez accéder aux informations personnelles vous concernant et les corriger, si nécessaire, en nous envoyant une demande écrite à l’adresse privacy@edgebenefits.com ou à l’adresse postale ci-dessous.

Nos employés et d’autres personnes autorisées peuvent avoir accès à vos informations personnelles pour les utiliser dans le cadre de leurs fonctions. Il peut s’agir de fournisseurs de services tiers, y compris ceux qui sont situés en dehors du Canada. Si vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés ou divulgués dans la province de Québec, ils peuvent être communiqués en dehors du Québec. Pour protéger vos données personnelles, nous veillons à ce que des exigences appropriées en matière de protection de la vie privée et de sécurité soient incluses dans les contrats que nous concluons avec nos prestataires de services tiers.

Avec votre permission, nous pouvons vous informer sur des produits et services susceptibles de vous intéresser. Vous pouvez nous indiquer les informations que vous souhaitez recevoir de notre part et vous pouvez modifier vos préférences à tout moment.

Pour plus de détails sur les pratiques de The Edge Benefits en matière de protection de la vie privée, veuillez-vous référer aux informations suivantes.

Notre engagement

Nos relations avec les clients sont fondées sur la confiance. Nous nous engageons à protéger la vie privée, la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des informations personnelles collectées, utilisées, conservées et divulguées dans le cadre de nos relations commerciales avec vous. Nous sommes responsables de toutes les informations personnelles sous notre contrôle, qu’elles nous aient été fournies directement par vous ou par un tiers, ou que nous les ayons confiées à nos prestataires de services tiers pour traitement. Nous prenons nos obligations en matière de protection de la vie privée au sérieux et nous nous efforçons de mettre en œuvre des pratiques de protection de la vie privée guidées par les normes de conduite éthique les plus élevées. Nous ne vendons pas vos informations personnelles.

Votre consentement

Nous obtiendrons votre consentement avant de collecter, d’utiliser, de conserver ou de divulguer vos informations personnelles à des fins spécifiques, sauf si la loi nous autorise spécifiquement à collecter, utiliser, conserver ou divulguer vos informations personnelles sans votre consentement, par exemple lorsque la loi nous oblige à divulguer vos informations personnelles à une institution gouvernementale. Si nous souhaitons collecter, utiliser, conserver ou divulguer vos informations personnelles pour une nouvelle raison, nous vous demanderons votre consentement avant de le faire.

Votre consentement peut être implicite ou explicite. Le consentement implicite est celui qui est déduit de vos actions. Par exemple, lorsque vous nous fournissez des informations personnelles pour obtenir un devis d’assurance, nous en déduisons que vous consentez à ce que nous recueillions et utilisions les informations personnelles que vous nous fournissez pour établir un devis. Le consentement explicite est un consentement donné spécifiquement, soit verbalement, soit par écrit. Lorsque nous vous demandons votre consentement explicite, nous vous expliquons quelles sont les informations personnelles dont nous avons besoin, à quelles fins nous les utiliserons et les divulguerons, et avec qui nous les partagerons.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et, sous réserve de toute restriction légale ou contractuelle applicable que nous devons respecter, nous cesserons de collecter, d’utiliser et de divulguer vos informations personnelles après le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement ou si vous ne nous fournissez pas toutes les informations personnelles nécessaires, nous ferons toujours de notre mieux pour vous fournir nos produits ou services ; cependant, il se peut que nous ne puissions pas le faire.

Renseignements personnels que nous pourrions recueillir

Nous pouvons collecter des informations personnelles directement auprès de vous et auprès de tiers, comme décrit dans la présente politique de confidentialité. Lorsque vous nous fournissez des informations personnelles concernant d’autres personnes, il vous incombe de vous assurer que vous avez obtenu l’autorisation de ces personnes de nous fournir leurs informations personnelles et de nous permettre de collecter, d’utiliser et de divulguer leurs informations personnelles aux fins indiquées.

Nous ne recueillons que les informations personnelles dont nous avons besoin aux fins spécifiques décrites dans le consentement que vous nous avez donné.

En fonction du type de produits ou de services que nous vous fournissons et du consentement que vous avez donné, nous pouvons collecter les informations personnelles suivantes:

Nom, coordonnées
Informations démographiques (âge, date de naissance, sexe, situation familiale et matrimoniale, revenu, éducation et emploi)
Informations médicales et de santé
Informations financières et de paiement, y compris les numéros de carte de crédit et de compte bancaire
Numéro d’assurance sociale à des fins de déclaration fiscale ou autre déclaration à l’Agence du revenu du Canada, ainsi que pour la vérification de la résidence canadienne non permanente
Renseignements personnels accessibles au public à partir de sources externes, comme le permettent les lois applicables
Renseignements contenus dans les documents juridiques (certificats de décès, décisions judiciaires, procurations, etc.)
Informations relatives à une réclamation ou à une enquête spécifique (y compris les renseignements contenus dans les rapports de police, les notes des agents, les photographies, les vidéos, les enregistrements vocaux, les rapports d’enquête et les enregistrements de téléphonie mobile)
Votre adresse IP et les caractéristiques des appareils électroniques que vous utilisez pour effectuer des transactions avec nous

Finalités pour lesquelles nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels

Voici quelques-unes des fins pour lesquelles nous pouvons, avec votre consentement préalable, recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels:
1. Pour fournir un devis, notamment :

Analyser et déterminer le risque de vous fournir une assurance
Déterminer les primes des produits d’assurance qui vous intéressent
Détecter, enquêter, supprimer et prévenir les fausses déclarations et les fraudes

2. Pour traiter votre demande et souscrire et émettre une police d’assurance pour vous, y compris :

Confirmer votre identité
Vérifier les renseignements que vous divulguez (par exemple, vérifier votre adresse courriel)
Détecter, enquêter, supprimer et prévenir les erreurs et omissions et/ou les fraudes (par exemple, pour les achats en ligne, nous pouvons vérifier l’emplacement à partir duquel vous effectuez la transaction, l’identité unique de l’appareil que vous utilisez ou votre adresse courriel)
Lorsque la loi le permet, nous pouvons obtenir et partager de l’information avec d’autres organismes à ces fins

Obtenir l’accès aux détails historiques des polices d’assurance et des réclamations par le biais de nos bases de données
Effectuer des évaluations médicales et du mode de vie
Analyser et déterminer le risque de vous fournir une assurance
Traitement de votre demande
Dans certains cas, déterminer si nous devons mettre en commun le risque associé à votre police ou céder ce risque à un réassureur
Vous référer à un courtier au cas où nous ne pourrions pas vous offrir de couverture
Émettre votre police
Facturation et traitement des paiements, y compris le recouvrement des créances et la mise en place de paiements préautorisés si vous choisissez de le faire

3. Pour administrer votre police d’assurance, y compris :

Traitement des changements de politique, des renouvellements et des résiliations
Confirmation de votre identité
Communiquer avec vous concernant les produits et services que vous avez avec nous
Assurer un service à la clientèle de qualité
Résoudre les conflits
Formation et perfectionnement du personnel
Mener des sondages
Confirmant votre inscription au portail en ligne sécurisé
Avec votre consentement, divulguer des renseignements sur la police à des personnes ayant un intérêt assurable
Avec votre consentement, divulguer des renseignements sur les politiques aux employeurs et aux administrateurs de régimes dans le cadre de polices d’assurance collective
Examiner périodiquement vos besoins d’assurance et déterminer la pertinence de nos produits et services pour vous
Effectuer des activités de surveillance et de vérification

4. Évaluer et traiter les réclamations, y compris :

Vérifier votre identité et valider les renseignements de réclamation fournis
Examiner les réclamations antérieures, le cas échéant
Évaluer l’admissibilité aux prestations, y compris la réalisation d’audits
Évaluer les blessures et déterminer les prestations
Obtenir une compensation ou une contribution de tiers
Régler tout litige avec des tiers
Faciliter le règlement des réclamations et les activités d’enquête avec la collaboration de tiers, au besoin (p. ex., réadaptation, etc.)
Détecter, enquêter et prévenir les erreurs et les omissions
Détecter, enquêter, supprimer et prévenir les fausses déclarations, les fraudes ou les activités illégales, y compris en engageant des poursuites pénales ou civiles. Les renseignements relatifs aux réclamations peuvent être regroupés avec des renseignements provenant d’autres sources et peuvent faire l’objet d’une analyse à ces fins limitées. À cette fin, les renseignements peuvent être divulgués aux organismes de prévention de la fraude, à d’autres compagnies d’assurance et à la police, ainsi qu’aux bases de données ou aux registres utilisés par l’industrie de l’assurance pour analyser et vérifier les renseignements fournis par rapport aux informations existantes.
Effectuer des paiements de réclamation
Coordination des paiements

5. Pour se conformer aux obligations réglementaires énoncées dans les lois fédérales et provinciales applicables.

6. Effectuer des analyses commerciales et des analyses de données, y compris :

Utiliser vos renseignements personnels en conjonction avec des techniques d’analyse avancées et d’intelligence artificielle pour effectuer des analyses commerciales et des analyses de données, par exemple : pour nous permettre de détecter des schémas de fraude afin de réduire son impact
Pour utiliser les informations issues de vos interactions avec nous afin d’être proactif dans notre service et de résoudre les réclamations

7. Pour communiquer avec vous par plusieurs canaux, notamment par courriel, textos et appels téléphoniques, y compris : avec votre consentement, faire de la publicité et du marketing pour nos produits, services, offres, concours ou événements communautaires susceptibles de vous intéresser, ou pour mener des études de marché ou des sondages.

8. Pour tester et dépanner nos systèmes internes, et évaluer et améliorer nos mesures de sécurité, notre planification et notre gestion d’entreprise, y compris l’évaluation des besoins en ressources.

À qui nous pouvons divulguer des renseignements personnels

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tiers lorsque cela est nécessaire et approprié, mais seulement si nous en avons besoin aux fins auxquelles vous avez consenti. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels aux personnes suivantes :

Des tiers qui nous fournissent des services ou exécutent des services en notre nom, y compris, mais sans s’y limiter, les processeurs de paiement, les processeurs de signature électronique, les processeurs de données et les fournisseurs de services de reprise après sinistre
Nos conseillers financiers et courtiers indépendants et leur personnel respectif
Des tiers qui vous fournissent des services dans le cadre de votre réclamation, y compris, mais sans s’y limiter, des professionnels de la santé, d’autres fournisseurs de services médicaux, des pharmacies, des fournisseurs de prestations non médicales et des administrateurs, des témoins au besoin aux fins de la résolution des différends
Parties impliquées dans la vente, l’acquisition, la cession, la fusion ou l’amalgamation de sociétés ou dans le cadre d’autres accords commerciaux, tels que les coentreprises
Organismes gouvernementaux, comme l’exige la loi (par exemple pour les dépôts réglementaires périodiques, les rapports conformément aux exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent ou de biens non réclamés ou en vertu d’autres autorités légales, et à des fins d’impôt sur le revenu)
Auditeurs externes, conseillers juridiques et autres professionnels
Toute autre partie que vous autorisez

Prise de décision automatisée

Afin d’atteindre notre objectif commercial qui est d’assurer la sécurité financière des Canadiens et de nos collectivités, nous pouvons utiliser des technologies qui intègrent la prise de décision automatisée, tout en préservant la sécurité de vos renseignements personnels. Par exemple, nous pouvons utiliser la prise de décision automatisée pour accélérer notre processus de souscription, ce qui peut à son tour simplifier et accélérer votre expérience d’achat d’assurance.

Nous vous aviserons si nous prenons une décision basée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels, au plus tard au moment où nous vous avisons de cette décision.

Lorsque nous prenons une décision basée exclusivement sur une prise de décision automatisée, à votre demande, nous vous expliquerons les renseignements personnels utilisés dans ce processus de prise de décision automatisée pour prendre cette décision, ainsi que les raisons, les principaux facteurs et paramètres qui ont mené à la décision automatisée.

Lorsque nous prenons une décision basée exclusivement sur une prise de décision automatisée, vous pouvez nous contacter par courriel à privacy@edgebenefits.com pour corriger toute information personnelle utilisée pour rendre une telle décision.

Utilisation de témoins, d'outils d'analyse Web et de technologies semblables

Nos pages Web et nos logiciels d’application peuvent utiliser des témoins pour personnaliser le contenu, mesurer les tendances du trafic et contrôler la sécurité. Vous disposez d’une variété d’outils pour contrôler l’utilisation des témoins, y compris des contrôles de navigateur pour bloquer et supprimer les témoins. Vous pouvez choisir de désactiver ou de bloquer ces technologies, mais cela peut empêcher ou limiter la fonctionnalité des pages Web.

La zone Support de notre site Web utilise des témoins pour identifier votre compte de connexion. Ces mêmes renseignements sont accessibles via votre profil dans votre compte sécurisé. En plus de vos renseignements personnels de base, EDGE stockera le groupe d’assistance auquel vous êtes affecté et plusieurs champs de notes supplémentaires utilisés pour suivre la progression d’un problème d’assistance.

EDGE peut utiliser des services d’analyse Web tiers, notamment Google Analytics et Adobe Analytics, pour recueillir des renseignements anonymes sur les visiteurs. Ces renseignements peuvent comprendre les adresses IP, les types de navigateurs, les pages de référence, les pages visitées et le temps passé sur un site en particulier. Bien que ces services d’analyse recueillent et rapportent des renseignements de manière anonyme, ils peuvent utiliser des témoins et recueillir des adresses IP pour recueillir des renseignements sur les tendances du Web. EDGE peut utiliser les informations sur les tendances Web pour l’administration du système, pour identifier les problèmes et pour améliorer le service. Pour plus d’informations sur Google Analytics, et pour accéder aux liens vers la politique de confidentialité de Google et à un outil de désabonnement pour Google Analytics, rendez-vous sur https://marketingplatform.google.com/intl/fr/about/. Pour plus d’informations sur Adobe Analytics, pour accéder aux liens vers la politique de confidentialité d’Adobe Analytics et à l’outil de désinscription d’Adobe Analytics, rendez-vous sur https://www.adobe.com/ca_fr/privacy/experience-cloud.html.

Vous avez le choix

Nous voulons que vous sachiez que vous pouvez toujours :

Refuser de nous fournir certaines de vos informations personnelles. Si vous ne nous fournissez pas tous les renseignements personnels nécessaires, nous ferons toujours de notre mieux pour vous fournir nos produits ou services, mais il se peut que ce ne soit pas possible.
Retirez votre consentement en tout temps en communiquant avec nous et, sous réserve de toute restriction légale ou contractuelle applicable que nous devons respecter, nous cesserons de recueillir, d’utiliser, de conserver et de divulguer vos renseignements personnels après le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement ou ne nous fournissez pas tous les renseignements personnels nécessaires, nous ferons toujours de notre mieux pour vous fournir nos produits ou services, mais il se peut que ce ne soit pas possible.
Mettez à jour vos permissions marketing et vos préférences de contact en tout temps en nous contactant. Vous pouvez également utiliser le lien de désabonnement inclus dans nos courriels commerciaux.

Conservation de l'information

Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, à moins que les lois applicables ne nous autorisent ou nous obligent à conserver les renseignements personnels pendant une période plus longue.

Sauvegardes

Nous nous engageons à protéger vos informations personnelles. Nous prenons très au sérieux la sécurité et la confidentialité de vos informations. Tous nos employés doivent respecter notre code d’éthique et en attester chaque année. De plus, nous avons élaboré et mis en œuvre des lignes directrices et des pratiques en matière de confidentialité qui sont examinées, surveillées et auditées périodiquement.

Vos renseignements personnels peuvent être consultés par nos employés et tout autre personnel autorisé qui doit les utiliser pour accomplir ses tâches. Cela peut inclure des fournisseurs de services tiers, y compris ceux qui sont situés à l’extérieur du Canada. Si vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés ou divulgués dans la province de Québec, ils peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec. Dans tous les cas, nos employés et autres personnels autorisés, qu’ils soient au Canada ou non, sont tenus de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels d’une manière conforme à notre politique et à nos pratiques de confidentialité, ainsi qu’aux lois et réglementations canadiennes en matière de confidentialité.

Ils pourraient également être tenus par la loi de communiquer vos renseignements personnels aux tribunaux, aux gouvernements ou aux organismes de réglementation, tant au Canada qu’à l’étranger. Si vos renseignements personnels sont transférés à l’extérieur du Canada, ils pourraient être assujettis aux lois d’autres pays. Pour protéger vos renseignements personnels, nous veillons à ce que des exigences de confidentialité et de sécurité appropriées soient incluses dans nos contrats avec des fournisseurs de services tiers.

Précision

Nous faisons tout notre possible pour nous assurer que les informations personnelles que nous recueillons sont exactes, complètes et aussi à jour que possible pour satisfaire correctement aux fins pour lesquelles elles doivent être utilisées. Il est important que vous nous informiez rapidement de tout changement dans vos coordonnées. Si nous ne sommes pas en mesure de vérifier vos renseignements personnels ou de vous contacter, nous pourrions être limités dans notre capacité à vous fournir nos produits et services.

Vos droits

Accès et correction des renseignements personnels

Sur demande écrite et confirmation de votre identité, nous vous donnerons accès aux renseignements personnels que nous avons obtenus à votre sujet dans le cadre de nos relations d’affaires avec vous. Toutefois, il peut y avoir des cas où nous pouvons, conformément aux lois applicables en matière de confidentialité, restreindre l’accès à vos renseignements personnels, y compris lorsque ces renseignements sont assujettis à un privilège légal, contiennent des renseignements commerciaux confidentiels ou concernent d’autres personnes. Le cas échéant, nous vous informerons des raisons de la restriction d’accès et de tout recours dont vous pourriez disposer.

Une réponse à votre demande sera fournie dans les 30 jours suivant la réception d’une demande écrite et lorsque nous disposerons de suffisamment d’informations pour nous permettre d’identifier l’existence des renseignements personnels. En Alberta, une réponse sera fournie dans les 45 jours suivant la réception d’une demande écrite et des renseignements suffisants pour nous permettre d’identifier l’existence des renseignements personnels.

Lorsque la loi applicable le permet, si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à votre demande, nous vous aviserons de ce retard. Il peut y avoir des cas où les renseignements médicaux obtenus à votre sujet d’un tiers ne peuvent vous être communiqués que par l’intermédiaire d’un médecin. Si vous exercez ce droit d’accès, nous pourrions vous facturer des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission des informations personnelles.

Si vous croyez que les renseignements contenus dans nos fichiers sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander de les corriger. Nous examinerons votre demande et, si nous sommes d’accord, nous apporterons rapidement les corrections nécessaires.

Pour demander l’accès ou la rectification de vos renseignements contenus dans notre fichier, contactez-nous à privacy@edgebenefits.com. Si vous autorisez un tiers à faire une demande en votre nom, nous avons besoin de votre consentement écrit pour divulguer vos renseignements personnels à un tiers.

Enregistrer un problème de confidentialité

Notre objectif est de vous aider à répondre à vos besoins et de vous fournir le meilleur service possible. Si vous avez un problème de confidentialité, n’hésitez pas à nous contacter à privacy@edgebenefits.com pour en discuter. Nous prenons au sérieux vos préoccupations en matière de confidentialité et nous enquêterons sur toutes les plaintes liées à la confidentialité et, si nécessaire, nous prendrons les mesures appropriées pour répondre à votre plainte. Si vous n’êtes toujours pas satisfait de notre processus de réclamation, nous vous informerons des autres procédures de réclamation à votre disposition.

Mises à jour de cette politique de confidentialité

Nous pouvons réviser cette politique de confidentialité périodiquement pour tenir compte des changements dans les règlements en matière de confidentialité et dans nos pratiques. Nous publierons un avis de tout changement pertinent et important apporté à cette politique de confidentialité dès qu’il se produira.

Sécurité des sites Web publics et privés

Si vous visitez notre site Web pour parcourir, lire ou télécharger des informations telles que des informations sur l’entreprise, des services, des images ou des communiqués de presse, nous recueillons et stockons les éléments suivants : le nom du domaine et de l’hôte à partir desquels vous accédez à Internet (par exemple, rogers.com ou bell.ca); l’adresse de protocole Internet (IP) de l’ordinateur que vous utilisez ; le logiciel de navigation que vous utilisez et votre système d’exploitation ; la date et l’heure à laquelle vous accédez à notre site ; et l’adresse Internet du site Web à partir duquel vous avez accédé directement à notre site. Nous utilisons ces renseignements pour mesurer le nombre de visiteurs dans les différentes sections de notre site et pour nous aider à rendre notre site plus utile.

J'ai déjà choisi de ne plus recevoir de courriels marketing. Pourquoi est-ce que je reçois toujours des courriels de The EDGE ?

Afin de se conformer à la réglementation, The Edge Benefits peut vous envoyer occasionnellement des courriels obligatoires liés aux politiques. Cela comprendrait, sans toutefois s’y limiter, les changements ayant un impact sur votre couverture, les changements de tarifs ou de primes, les avis d’approbation de police et les avis de résiliation de couverture. Nous sommes tenus légalement et moralement de veiller à ce que nos clients et conseillers soient informés de manière proactive et aient facilement accès aux informations critiques affectant leurs politiques et les activités qu’ils mènent avec The EDGE.

Comment puis-je modifier l'adresse courriel que vous avez enregistré pour moi ?

Si vous souhaitez modifier l’adresse courriel que nous utilisons pour communiquer avec vous au sujet de vos politiques, veuillez nous contacter à l’adresse servicealaclientele@edgebenefits.com et fournir votre ancienne adresse courriel et la nouvelle adresse que vous souhaitez que nous utilisions à l’avenir.

Contactez-nous

Pour toute question concernant notre politique de confidentialité ou nos pratiques de confidentialité, ou si vous souhaitez accéder ou rectifier vos renseignements personnels contenus dans nos fichiers, ou si vous avez une plainte liée à la confidentialité, contactez notre bureau de confidentialité à :

Carol Leitch
Bureau de la protection de la vie privée
The Edge Benefits Inc.
1255 Chemin Nicholson
Newmarket, ON L3Y 9C3
1-877-902-EDGE (3343) poste 251
privacy@edgebenefits.com

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